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所謂大型活動(dòng)策劃一般需要提前半年以上甚至一年以上做準(zhǔn)備，大型的活動(dòng)策劃在前期籌備過(guò)程中，需要跟各部門(mén)、領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)會(huì)研討這場(chǎng)活動(dòng)的主題、活動(dòng)流程、要達(dá)到哪一種活動(dòng)宣傳效果。在策劃開(kāi)始前三個(gè)月還需要跟活動(dòng)策劃公司溝通活動(dòng)中物料細(xì)節(jié)、確定活動(dòng)當(dāng)天的到場(chǎng)嘉賓、節(jié)目演藝、主持人、攝影攝像等人員安排。
一、明確活動(dòng)目的，確定主題。
在策劃活動(dòng)的時(shí)候，首先要根據(jù)本身的實(shí)際情況（包括活動(dòng)的時(shí)間、預(yù)期投入的費(fèi)用等）和市場(chǎng)分析的情況（包括競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手當(dāng)前的活動(dòng)行為分析、目標(biāo)用戶(hù)群體分析、網(wǎng)民心理分析、產(chǎn)品特點(diǎn)分析等）做出準(zhǔn)確的判斷，并且在進(jìn)行SWOT（態(tài)勢(shì)分析法）分析之后，揚(yáng)長(zhǎng)避短地提取當(dāng)前比較重要的，也是當(dāng)前值得推廣的一個(gè)主題。
二、準(zhǔn)備活動(dòng)物料和演藝資源
列出活動(dòng)所需相關(guān)的活動(dòng)物料資源，宣傳資源，人力資源，物力資源，包括涉及到的部門(mén)和人員，活動(dòng)的各項(xiàng)費(fèi)用，根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行具體，周密的計(jì)算后，用清晰明了的形式列出。
三、活動(dòng)策劃公司與客戶(hù)碰頭會(huì)議
活動(dòng)策劃公司主要負(fù)責(zé)人確實(shí)初步活動(dòng)方案后，組織相關(guān)人員開(kāi)個(gè)碰頭會(huì)議，對(duì)其中涉及到的細(xì)節(jié)再進(jìn)行充分的討論，修正。比如用現(xiàn)場(chǎng)大屏互動(dòng)軟件，可以完美支持整個(gè)年會(huì)流程，包括簽到、現(xiàn)場(chǎng)互動(dòng)、抽獎(jiǎng)、游戲等，去年我們百谷活動(dòng)策劃公司年會(huì)用的是微信簽到互動(dòng)，效果很好。當(dāng)上述的一切都準(zhǔn)備好了后，就差渠道讓人們知曉了，市面上有不少專(zhuān)門(mén)發(fā)布活動(dòng)的平臺(tái)，太多了，我的建議是把這些平臺(tái)全都發(fā)布一遍，廣撒網(wǎng)。找到優(yōu)質(zhì)的渠道，可以將活動(dòng)做成H5，發(fā)到同行社群，或者找一些KOL作背書(shū)，當(dāng)然這首先要活動(dòng)對(duì)別人有好處，KOL和我們平常人一樣，也需要曝光，能有與之調(diào)性相符合的活動(dòng)為其帶來(lái)曝光，他們也會(huì)愿意為你站臺(tái)。
活動(dòng)的執(zhí)行環(huán)節(jié)就重要些了，整個(gè)活動(dòng)策劃的成敗往往在這后面的幾個(gè)小時(shí)。不過(guò)有幾個(gè)點(diǎn)提醒一下，活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)簽到和活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)氣氛調(diào)動(dòng) 比較重要。另外注意活動(dòng)結(jié)束的總結(jié)，衡量一下這次活動(dòng)的得失，下次有什么改進(jìn)的地方，能夠有效的把臺(tái)上臺(tái)下鏈接起來(lái)以達(dá)到一個(gè)比較好的活動(dòng)策劃效果。以上是百谷文化傳播有限公司為大家整理收集的一些關(guān)于活動(dòng)策劃前期籌備的注意事項(xiàng)。